Que ningún certificado caduque en silencio
Certificados, inspecciones, seguros y manuales, guardados donde tienen sentido y con aviso antes de que venzan. Cumplimiento sin sustos ni carpetas perdidas.
Documentación
Próximos vencimientos
Certificado contraincendios
Hotel Bahía Azul
Revisión de ascensores
Edificio Norte
Seguro de responsabilidad civil
Climafix S.L.
Manual técnico enfriadora
CL-04
Almacenamiento
Privado y seguro
4
dónde vincular cada documento: centro, equipo, empresa u OT
0
documentos servidos de forma pública
∞
histórico de versiones al renovar
Sube, clasifica y olvídate de la fecha
Keepive vigila los vencimientos para que tú no tengas que hacerlo.
Subes el documento
Certificado, manual, contrato o seguro, con su categoría.
Lo vinculas y clasificas
A un centro, equipo, empresa externa u orden de trabajo.
Keepive avisa a tiempo
Antes de que caduque, con los días de antelación que definas.
Cada documento, junto a lo que documenta
Nada de una carpeta genérica: el documento vive junto al centro, equipo, empresa u orden de trabajo al que pertenece.
Centro
Licencias, seguros, certificados del edificio
Equipo
Manuales, garantías, certificados de instalación
Empresa externa
Seguros de responsabilidad, acreditaciones
Orden de trabajo
Partes de trabajo, informes de intervención
Te avisa antes de que sea tarde
Cada documento puede llevar fecha de vencimiento y un margen de aviso configurable: 30 días, 60, los que necesites para renovar sin agobios ni sanciones de última hora.
- Antelación configurable, documento a documento
- Renuévalo sin perder el histórico: cada versión queda enlazada a la anterior
- Categorías propias para encontrar cualquier documento en segundos
Certificado contraincendios · Hotel Bahía Azul
Versión 2024
Caducado
Versión 2025 · vigente
Vence en 12 días · aviso activado
Por qué a un facility manager le compensa
Nunca un olvido
Alertas anticipadas de cada certificado o inspección a punto de caducar.
Todo localizado
La documentación vinculada a su equipo o centro, lista para una auditoría.
Acceso seguro
Documentos en almacenamiento privado, servidos solo a quien corresponde.
Todo lo que necesitas saber
Resolvemos las dudas más habituales sobre la gestión documental en Keepive.
¿Recibo avisos antes del vencimiento?
Sí. Cada documento lleva su fecha de caducidad y un aviso configurable con los días de antelación que necesites para renovarlo o programar la inspección.
¿Quién puede ver los documentos?
Solo los usuarios autorizados de tu organización; nada se sirve de forma pública. Cada fichero se entrega mediante un enlace privado y temporal.
¿A qué puedo vincular un documento?
A un centro, a un equipo, a una empresa externa o a una orden de trabajo concreta. El documento vive donde tiene sentido, no suelto en una carpeta genérica.
¿Puedo organizar los documentos por categorías?
Sí, defines tus propias categorías (certificados, manuales, seguros, contratos…) para encontrar cualquier documento en segundos.
¿Qué pasa cuando renuevo un documento caducado?
Subes la nueva versión y queda enlazada a la anterior: conservas el histórico completo de renovaciones sin perder ni un documento antiguo.
¿Sirve para preparar una auditoría o inspección?
Sí. Toda la documentación técnico-legal de un centro o equipo está localizada y accesible al instante, lista para enseñarla cuando toque.
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Cumplimiento sin sorpresas de última hora
Te enseñamos cómo organizar tu documentación en una demo, sin compromiso.