Cada incidencia, con dueño y con historial
Se acabó perseguir el estado de una reparación por WhatsApp. Cada intervención vive en una orden de trabajo: quién la hace, en qué punto está y qué se hizo, todo en un solo sitio.
Órdenes de trabajo
Tablero
Fuga en sala de bombas
Ruido en extractor
Climatización planta 2
Revisión CCI trimestral
Caldera sala técnica
Prioridad
Crítica
OT-2026-0221
Cerrada
8
estados de flujo, de pendiente a cerrada
100%
trazabilidad de cada cambio
4
tipos: correctiva, preventiva, predictiva, mejora
De la incidencia al cierre, sin perder el hilo
Da igual el origen de la avería: en Keepive todo pasa por el mismo camino, trazable de principio a fin.
Se crea la OT
Desde una incidencia, un preventivo o un aviso: siempre con su origen identificado.
Se asigna
A un técnico propio o a una empresa externa, con prioridad y plazo.
Se sigue hasta el cierre
Cambios de estado, mensajes y adjuntos, hasta el informe final.
Un estado para cada momento real
Una reparación rara vez es "abierta o cerrada": a veces se pausa, a veces vuelve atrás para revisión. Keepive refleja ese matiz en vez de forzarlo a dos casillas, y guarda cada cambio con fecha y autor en el historial de la orden.
Técnico propio o empresa externa, con las mismas reglas
No todas las intervenciones las hace tu equipo. Asigna la OT a uno de tus técnicos o a un proveedor externo: cada uno ve solo lo que le corresponde, con sus datos aislados del resto.
- Prioridad y plazo claros desde el primer momento
- Los proveedores externos no ven las OTs de otros clientes ni instalaciones
- Mismo seguimiento y trazabilidad, sea quien sea quien la ejecute
OT-2026-0227 · Climatización planta 2
¿Quién la resuelve?
Técnico interno
Ana Ruiz
Empresa externa
Climafix S.L.
Todo el contexto, también en el móvil
El técnico ve su OT, cambia el estado, deja fotos y responde a los mensajes de seguimiento sin volver a la oficina. Cada intervención queda documentada según se hace, no al final del día de memoria.
- Mensajes de seguimiento entre oficina y campo, sin salir de la OT
- Fotos y documentos adjuntos, con fecha y autor
- Escanea el QR del equipo para abrir su OT directamente
Climatización planta 2
He revisado el fancoil, falta una pieza.
Pedido en camino, llega mañana.
Adjuntos
Un informe de cierre, no solo una casilla marcada
Cerrar una OT deja constancia de qué pasó de verdad: si quedó resuelta, por qué ocurrió y cuánto costó realmente frente a lo previsto.
Informe de cierre
Resuelta, causa raíz y descripción de la intervención, para que el histórico del equipo tenga sentido.
Fallo del condensador por falta de limpieza periódica.
Coste real vs. estimado
Tiempo e importe previstos frente a lo realmente dedicado, OT a OT.
Por qué a un facility manager le compensa
Todo en un sitio
Se acabó perder incidencias entre canales: una sola bandeja de OTs.
Trazabilidad total
Quién, qué, cuándo y con qué coste, con histórico de cada cambio de estado.
Asignación clara
Cada OT tiene responsable y prioridad; el equipo sabe por dónde empezar.
Todo lo que necesitas saber
Resolvemos las dudas más habituales sobre cómo funcionan las órdenes de trabajo en Keepive.
¿Puedo adjuntar fotos y documentos?
Sí, cada OT admite adjuntos, mensajes de seguimiento y notas, también desde el móvil en campo. Todo queda contado por orden de trabajo, con su fecha y quién lo subió.
¿Los técnicos pueden trabajar desde el móvil?
Sí. Con la app pueden ver sus OTs, cambiar el estado, escanear el QR del equipo, adjuntar fotos y responder a los mensajes de seguimiento, también sin buena cobertura.
¿Se puede dar acceso a empresas externas?
Sí, puedes asignar una OT a un técnico propio o a una empresa externa. Cada proveedor ve solo las órdenes que le corresponden, con sus datos aislados del resto.
¿Qué estados puede tener una orden de trabajo?
Pendiente, aceptada, en curso, pausada, en revisión, realizada, cerrada o cancelada. Cada cambio de estado queda registrado en el historial, con fecha y autor.
¿Hay distintos tipos de OT?
Sí: correctiva, preventiva, predictiva o de mejora. Así distingues una avería puntual de una revisión programada o de una intervención de mantenimiento predictivo.
¿Cómo se cierra una orden de trabajo?
El cierre no es un simple check: registras si quedó resuelta, la causa raíz del problema y una descripción de la intervención, además del tiempo y el coste real dedicados frente a lo estimado.
¿Puedo ver el coste real de cada intervención?
Sí. Cada OT compara el tiempo y el importe estimados con los realmente dedicados, para que sepas si tus previsiones de mantenimiento se ajustan a la realidad.
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